సమర్థవంతమైన సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలి

విషయము

• దశల్లో

వికీహౌ ఒక వికీ, అంటే చాలా వ్యాసాలు చాలా మంది రచయితలు రాశారు. ఈ వ్యాసాన్ని రూపొందించడానికి, 11 మంది, కొంతమంది అనామకులు, దాని ఎడిషన్ మరియు కాలక్రమేణా దాని అభివృద్ధిలో పాల్గొన్నారు.

సమర్థవంతమైన వ్యాపార సమావేశాన్ని నిర్వహించడం మీ వ్యాపారం ఫలితాలను ఇవ్వడానికి మరియు ముఖ్యమైన లక్ష్యాలను సాధించడంలో సహాయపడుతుంది. మీకు సమర్థవంతమైన సమావేశం ఉందని నిర్ధారించుకోవడానికి, సమర్థవంతమైన సమావేశాలను ఎలా నిర్వహించాలో ఇక్కడ కొన్ని చిట్కాలు ఉన్నాయి.

దశల్లో

1. 
   

   
   మీ సమావేశం యొక్క ముఖ్య అంశాలను ఎజెండాతో నిర్వచించండి.
   • వ్యాపార సమావేశాన్ని నడిపించడంలో ఒక ముఖ్యమైన భాగం సమావేశాలను ప్లాన్ చేయడం. మీ ముఖ్య అంశాలు వ్రాతపూర్వకంగా, చేతితో లేదా కంప్యూటర్‌లో ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి. పాల్గొనేవారికి మీరు మీ ఎజెండా యొక్క కాపీని కూడా ఇవ్వవచ్చు, తద్వారా వారు ఏమి ఆశించాలో తెలుసు మరియు సమావేశానికి సిద్ధం చేయవచ్చు.

     
     

     
     
   • మీ ఎజెండాలో, మీరు సమావేశానికి మీ లక్ష్యాన్ని సూచించాలి. క్రొత్త ఆలోచనను కలిగి ఉండటం లేదా పెద్ద సమస్యను చర్చించడం వంటి మీరు లక్ష్యంగా పెట్టుకున్న ప్రధాన ఫలితం ఇది. మీ ఎజెండాలోని అంశాల మొత్తాన్ని పరిమితం చేయడానికి ప్రయత్నించండి. మీ సమావేశంలో మీరు చాలా ముఖ్యమైన అంశాలను పరిష్కరించాలి.

2. 
   

   
   
   
   సమావేశం నిర్వహిస్తున్నప్పుడు ఎజెండాను అనుసరించండి.
   • మీ సమావేశం షెడ్యూల్‌ను అనుసరించేలా చూసుకోండి. సమావేశం విషయం నుండి దూరంగా వెళ్లడం ప్రారంభిస్తే, చర్చించబడుతున్న అంశానికి సమావేశాన్ని తిరిగి మార్చండి.

3. 
   

   
   మీ సమావేశాన్ని వెంటనే ప్రారంభించండి.
   • సమావేశ సమయం వచ్చిన తర్వాత, సమావేశాన్ని ప్రారంభించండి. ఇది చెఫ్‌గా మీ పాత్రను నిర్ణయించడానికి మరియు మీకు ఉన్న సమయాన్ని ఉపయోగించడంలో మీకు సహాయపడుతుంది.

4. 
   

   
   మీ సమావేశానికి సమయ పరిమితిని నిర్ణయించండి.
   • సమావేశాలు ఎక్కువసేపు ఉండకూడదు: గరిష్టంగా 30 నిమిషాలు మంచి సగటు. సమావేశాన్ని చిన్నగా ఉంచడం వలన మీరు మరింత సమర్థవంతంగా ఉన్నారని మరియు సమయాన్ని తెలివిగా ఉపయోగించుకుంటారని మరియు మీ పాల్గొనేవారు సమావేశం తక్కువగా ఉందని తెలిస్తే వారు ఎక్కువ దృష్టి పెడతారు. మీ సమయం ముగిసినప్పుడు, మీ సమావేశాన్ని ఖరారు చేయండి. మీరు తదుపరి సమావేశంలో ఇతర అంశాలను చర్చించగలుగుతారు.

5. 
   

   
   
   
   వ్యాఖ్యలు మరియు సూచనలు చేయడానికి పాల్గొనేవారిని ప్రోత్సహించండి.
   • ప్రశ్నలు అడగండి మరియు సమావేశంలో పాల్గొనేవారు స్వచ్ఛందంగా సమాధానం ఇవ్వండి. పాల్గొనడాన్ని బలవంతం చేయవద్దు, కాని సహకారం అందించమని వారిని ప్రోత్సహించండి. ఎవరైనా వ్యాఖ్య చేస్తే, "మంచిది" అని చెప్పడం ద్వారా ఇతరులకు మార్గనిర్దేశం చేయండి. ఇంకెవరైనా జోడించడానికి ఏదైనా ఉందా? లేదా "మరొక సలహా వినండి".
   • అరుదుగా మాట్లాడే వారిని పిలవవద్దు, ఎందుకంటే ఇది వారికి అసౌకర్యాన్ని కలిగిస్తుంది. "ఇక్కడ అందరి అభిప్రాయాన్ని నేను అభినందిస్తున్నాను" అని చెప్పి పరోక్షంగా వారిని ప్రోత్సహించండి. ఎవరైనా జోడించడానికి ఏదైనా ఉందా? మరియు మీరు మాట్లాడాలనుకుంటున్న వ్యక్తిని చూడండి. అతను తన ఆలోచనలను పంచుకోవటానికి ప్రోత్సహించబడవచ్చు, మరియు అతను కాకపోతే, అతన్ని పిలవడం ద్వారా బాధపడలేదు.

6. 
   

   
   సమావేశం ముగింపులో ముఖ్య విషయాలను సంగ్రహించండి.
   • చర్చించిన వాటిని త్వరగా సమీక్షించండి, తద్వారా పాల్గొనేవారు దాన్ని దృష్టిలో ఉంచుకొని వెళ్లిపోతారు. పనులను అప్పగించండి లేదా ముగించే ముందు సూచనలు ఇవ్వండి మరియు సమయానికి పూర్తి చేయండి. ప్రతి ఒక్కరూ వారి ఉనికి మరియు పాల్గొనడానికి ధన్యవాదాలు చెప్పడం మర్చిపోవద్దు.